Communicatie naar patiënten
Hoe informeer ik patiënten wanneer ze hun afspraak vergeten zijn?
Je kan patiënten zeer snel informeren wanneer ze hun afspraak vergeten zijn.
Eerst en vooral maak je een no-show status aan. Aan deze status koppel je een mail en/of sms waarin je de patiënt informeert dat hij of zij afspraak vergeten is. Eventueel met instructies om een nieuwe afspraak in te plannen of een verwijzing naar het beleid omtrent no-shows in de praktijk. Wanneer je deze status vervolgens toewijst aan een patiënt, zal hij of zij deze mail en/of sms ontvangen.
Hoe stel ik een automatische mail in?
Je kan op verschillende manieren een automatische mail instellen.
Het eenvoudigste is om de mails op werkblok- en type-niveau in te stellen. Eerst en vooral kan je een bevestigings- en herinneringsmail instellen. Wanneer je een werkblok aanpast of toevoegt, vink je het vakje Verstuur bevestiging- en herinneringsmail aan. Je kan ervoor kiezen om de standaardmail te gebruiken, maar je kan de mail ook personaliseren door Gebruik standaard mail uit te vinken.
Daarnaast kan je op werkblokniveau er ook voor kiezen om een mail te versturen wanneer een afspraak verplaatst, geannuleerd of gekopieerd wordt.
Wil je daarnaast nog andere geautomatiseerde mails versturen? Klik dan rechtsboven in je agenda op het klokje om het communicatiecentrum te openen. Vervolgens klik je op Verstuur mail, en daarna op Automatische mail instellen. Klik vervolgens op Toevoegen en vul de titel, het onderwerp en het bericht in. Je kan er ook voor kiezen om deze mail enkel te koppelen aan bepaalde agenda’s of werkblokken. Wanneer je dit opslaat, kom je opnieuw in het overzicht terecht. Hier klik je op het witte knopje met de 3 bolletjes naast je mail om tijdstippen toe te voegen waarop de mail verzonden zal worden.
Hoe stel ik een automatische sms in?
Klik rechtsboven in je agenda op het klokje om het communicatiecentrum te openen. Vervolgens klik je op verstuur SMS, en daarna op Automatische sms instellen. Klik vervolgens op Toevoegen en vul de titel en het bericht in. Je kan er ook voor kiezen om deze sms enkel te koppelen aan bepaalde agenda’s of werkblokken. Wanneer je dit opslaat, kom je opnieuw in het overzicht terecht. Hier klik je op het witte knopje met de 3 bolletjes naast je sms om tijdstippen toe te voegen waarop de sms verzonden zal worden.
Hoe stel ik een pop-up of mededeling in?
Klik rechtsboven in de agenda op het klokje om het communicatiecentrum te openen. Vervolgens klik je op notificaties. Je kan ervoor kiezen om de mededeling enkel in je eigen agenda, of in alle agenda’s van de praktijk weer te geven. Klik op toevoegen, vervolgens vul je de volgende gegevens in:
- Startdatum: vanaf wanneer zal de boodschap getoond worden
- Einddatum: tot wanneer zal de boodschap getoond worden
- Type
- Notitie: een tekstbalk bovenaan het scherm
- Pop-up: een pop-up venster dat de lezer moet accepteren alvorens verder te kunnen gaan
- Zichtbaar voor: wie krijgt de boodschap te zien
- Titel: de titel van de pop-up/mededeling
- Info: Uitgebreide tekst
Hoe breng ik patiënten op de hoogte van mijn afwezigheid?
Ben je zelf, of is één van je collega’s afwezig op een dag waar patiënten ingepland staan? Dan kan je al die patiënten snel en eenvoudig informeren.
Daarvoor klik je rechtsboven in je agenda op het klokje om het communicatiescherm te openen. Vervolgens klik je op verstuur mail of verstuur sms. Je kiest een arts en een datum, en alle patiënten met een afspraak op die datum bij die arts worden automatisch als ontvangers toegevoegd. Patiënten die in het rood gemarkeerd staan, hebben het nodige veld (sms of e-mail) niet ingevuld. Vervolgens vul je de boodschap in, en klik je op verzenden.
Heb je nog andere vragen over communicatie naar patiënten?
Neem contact met ons op. We beantwoorden je vraag zo snel mogelijk.
