7 tips om je online agenda beter te beheren

Tijdens de lockdown ging bij vele artsen in heel België de online agenda ook 'op slot'. Als zorgverstrekker is het de afgelopen maanden dus niet makkelijk geweest om je praktijk optimaal te runnen en om consultaties af te werken. Maar hoe pak je dat nu best aan in de toekomst?

Bij Mya geven we je graag 7 praktische tips om je online agenda ‘future proof’ te maken.

1. Eenvoudige online triage

Voorzie in je online agenda bepaalde momenten die voorbehouden zijn voor patiënten die mogelijk covid-19 symptomen hebben. Door de eenvoudige online vragenlijst te activeren komen patiënten afhankelijk van hun antwoorden uit op het juiste type afspraak of voorbehouden moment. Op die manier kan je online agenda altijd open blijven staan en verminder je de telefoondrukte op het secretariaat.

2. Online urgentie afspraken

Met online urgentie afspraken voorzie je verschillende afspraakmomenten die de dag zelf of pas enkele uren vooraf zichtbaar en dus boekbaar worden voor de patiënt. Natuurlijk is het belangrijk om niet te overdrijven in het aantal momenten dat je last-minute laat vrijkomen, maar een aantal verspreid over de dag zorgt ervoor dat patiënten die dringend zelf een afspraak nodig hebben, deze ook zelf online kunnen boeken. BONUSTIP: geef zeker als label 'urgente afspraak' mee. Zo voorkom je dat patiënten die minder dringende zorg nodig hebben deze afspraakmomenten gaan inboeken.

3. Intern boekbare afspraakmomenten

Voorzie in je werkschema van je online agenda ook afspraakmomenten die niet boekbaar zijn door de patiënten. Als patiënten die zelf geen online afspraak kunnen boeken telefonisch contact opnemen met het (tele)secretariaat of patiënten in de praktijk vervolgafspraken nodig hebben, dan kan je deze ook altijd intern op die momenten inboeken.

4. ‘Type afspraken’ voor een maximale, juiste opvulling

Binnen de praktijk heb je verschillende soorten afspraken die allemaal vaak een andere duurtijd hebben. Stel een aantal duidelijke consultatietypes in en koppel hieraan de juiste duurtijd. Zo kan je voor gezinnen bv. zorgen dat 2 personen vlot samen een dubbele afspraak kunnen boeken. Anderzijds voorkom je zo dat patiënten met meer personen op één afspraakmoment verschijnen.

5. ‘Type afspraken’ koppelen aan verschillende werkblokken

Met de Mya online agenda kan je verschillende type afspraken aan meerdere werkblokken koppelen. Gespecialiseerd in bv. sportgeneeskunde of speciale onderzoeken die bv. veel meer tijd in beslag nemen, kan je geruime tijd vooraf online beschikbaar maken tot bv. 14 dagen voor de afspraak. De laatste 14 dagen kan je dit werkblok dan ook laten opvullen met bv. gewone consultaties.

6. Prioriteiten in je online agenda

We spraken al over slimme werkblokken en het nut van type afspraken. Maar wil je echt een erg verregaand werkschema? Dan zijn prioruren echt iets voor jouw agenda. Dankzij prioriteiten bepaal je zelf de volgorde waarmee de tijdsloten in je agenda vrij mogen komen. Dit kan in alle richtingen, vroeger, later of door elkaar. Dankzij prioriteiten voorkom je dat de meest populaire uren dagen vooraf al ingeboekt zijn met minder urgente afspraken of dat je op een rustigere dag grote springuren krijgt in je agenda.

7. Eenvoud zorgt voor een veelvuldiger gebuik

Maak het jouw patiënten niet te moeilijk. Ken je grootste doelgroepen van je praktijk en pas je online agenda daarop aan. Een agenda zonder login en paswoord is veel toegankelijker voor de patiënt dan een online agenda met login en paswoord. Toch afscherming nodig omwille van bv. een patiëntenstop? Werk dan op basis van een rijksregisternummer. Door een makkelijke importfunctie in de agenda zorgen we ervoor dat het systeem al de patiënten kent waardoor nieuwe patiënten een registratieaanvraag kunnen indienen of de melding krijgen telefonisch contact op te nemen met de praktijk.

Een synchronisatie met je EMD is ook altijd mogelijk, bij Mya engageren wij ons te koppelen met elk EMD dat er op de markt is. Zo ben je nooit gebonden en altijd vrij om het beste EMD op de markt te gebruiken dat het beste past bij jouw praktijk.

Eenvoudig starten of maximale configuratie van je online agenda?

Of je nu een eenvoudige manier van werken wil hanteren of een sterk geoptimaliseerd werkschema hebt, met de Mya online agenda streven we altijd praktijkoptimalisatie na. Ga zeker aan de slag met bovenstaande tips en ervaar zelf hoe je jouw praktijk stap voor stap kan optimaliseren en ‘future proof’ maakt. Enkele keren doorheen het jaar je werkschema optimaliseren zorgt voor een zorgeloze praktijkvoering met minder telefoondrukte, meer online afspraken geboekt door de patiënt en minder stress.

Succes !