Hoe zorg je voor een toegankelijke online agenda?

slim agendabeheer Tips & Tricks Praktijkoptimalisatie

18 March 2021 door Gwen Claes

Is er een patiëntenstop binnen jouw praktijk, maar wil je patiënten toch laten registreren? Of ondervinden jouw patiënten moeilijkheden tijdens het boeken van afspraken? Dankzij een flexibel afsprakensysteem geniet je van een registratie op maat. Dat is eenvoudig voor de patiënt. En jij als zorgverstrekker hebt meer controle.

Optie 1: Toegankelijke online agenda zonder login

Houd de drempel zo laag mogelijk voor je patiënten. Wanneer je geen patiëntenstop hanteert, laat je jouw patiënten best afspraken boeken zonder login. Zo bied je hen het meeste gebruiksgemak en vinden ze sneller de weg naar jouw praktijk. Heb je last van patiënten die systematisch afspraken missen? Geen probleem. De online agenda van Mya biedt ook zonder login mogelijkheden om misbruik aan te pakken. Lees er meer over in dit artikel: 4 stappen om no-shows te markeren en voorkomen in je praktijk.

Hoe zorg je voor een toegankelijke online agenda tijdens een patiëntenstop?

Optie 2: Patiënten eenvoudig afspraken laten boeken met rijksregisternummer

Je kiest best voor een boeking met het rijksregisternummer. Dat is zowel voor jou als voor je patiënten een eenvoudige optie. Bovendien is het een veilige keuze. Wanneer je de afspraken zichtbaar maakt voor patiënten, blijft de privacy van de patiënten altijd behouden. De online agenda van Mya herkent zowel Belgische rijksregisternummers als Nederlandse burgerservicenummers. De login met rijksregisternummer zorgt ervoor dat enkel gekende patiënten online afspraken kunnen boeken. Bovendien hebben patiënten hun rijksregisternummer bijna altijd bij de hand. Deze keuze biedt tijdens een patiëntenstop dus de beste mix van gebruiksgemak en veiligheid.

Optie 3: Patiënten eenvoudig afspraken laten boeken met paswoord

Kies je toch voor een andere optie? Dan kies je best voor een boeking met paswoord. Dat is niet de eenvoudigste optie, want je verhoogt de drempel voor de patiënt. Bovendien loop je het risico dat patiënten hun logingegevens vergeten, en een ander mailadres gebruiken dan voorheen. Dan kan het gebeuren dat een patiënt dubbel in je patiëntenbestand staat. Desondanks is het een zeer veilige optie.

Optie 4 & 5: Patiënten eenvoudig afspraken laten boeken met naam en geboortedatum

Een laatste optie is om patiënten te laten registreren met (achter)naam en geboortedatum. Deze optie raden we je niet aan, omdat er enkele moeilijkheden kunnen optreden. Een eerste probleem is dat de roepnaam van een patiënt kan verschillen van de officiële voornaam. Wanneer een patiënt een afspraak boekt met zijn of haar roepnaam terwijl de officiële voornaam in het systeem is geregistreerd, leidt dit tot een foutmelding. De patiënt wordt dan niet herkend door de agenda. Ook de geboortedatum kan moeilijkheden veroorzaken. Niet alle culturen registreren volledige geboortedata. Sommige personen hebben dus enkel een geboortejaar. Voor je één van deze opties kiest, overweeg je dus best of je toch niet beter met een rijksregisternummer of paswoord werkt.

Patiënten laten registreren tijdens een patiëntenstop

Je kan patiënten zichzelf laten registreren, ook al hanteer je een patiëntenstop binnen de praktijk. Op die manier kies je welke patiënten je toelaat tot het afsprakensysteem. Je doet dit in de online agenda van Mya bij ‘Instellingen’ - ‘Praktijkinstellingen’ - ‘Agenda voorkeuren’ - ‘Patiënten’. Wanneer je kiest voor een methode waarbij de patiënt zich moet aanmelden, vink je de optie “Patiënt kan nog registreren?” aan. Vervolgens stel je een melding in die de patiënt te zien krijgt tijdens de registratie. Je vermeldt hier best wanneer en hoe je de patiënt informeert over zijn of haar aanvraag.

Patiënten laten registreren tijdens patiëntenstop

Hoe kan je dit als zorgverstrekker of secretaresse eenvoudig instellen?

Maak je geen eigen links aan? Ga dan naar ‘Instellingen’ - ‘Praktijk instellingen’ - ‘Agenda voorkeuren’ - ‘Patiënten’. Hier stel je in op welke manier je patiënten afspraken boeken. Je kan enkele werkblokken toch openstellen zonder login wanneer je een patiëntenstop hanteert, of omgekeerd. Dat doe je in het menu ‘Instellingen’ - ‘Werkblokken’. Voeg een werkblok toe of pas een bestaand werkblok aan. In dat menu vind je dan onder het tabje ‘Toegang’ de mogelijkheid om het werkblok open te stellen voor anonieme of ingelogde patiënten.

Creëer je jouw eigen links? Dan kan je een methode toewijzen aan iedere link waarop jouw patiënten klikken. Je doet dit bij ‘Instellingen’ - ‘Persoonlijke instellingen’ - ‘Links’. Wanneer je vervolgens een link aanpast of toevoegt, kies je de methode die je hanteert voor die link. Dat is de meest arbeidsintensieve optie, maar ook de meest flexibele.