Bajart Orthopedie & Schoenen: waarom zij typen afspraken gebruiken

Praktijkoptimalisatie

03 May 2021 door Gwen Claes

We hadden een gesprek met Katrien Van Lembergen, zaakvoerder van Bajart Orthopedie & Schoenen. Ze vertelt hoe ze typen afspraken gebruiken om zowel de patiënten als henzelf meer gebruiksgemak te bieden.

Waarom maakt u gebruik van de MYA online agenda?

We gebruikten eerst de Sanmax-agenda. Jullie zaakvoerder, Gwen Claes, is de historie en het verhaal van het nieuwe bedrijf Sanmax Projects in combinatie met MYA komen uitleggen. Tijdens zijn uitleg ondervonden we dat Gwen iemand is die heel gedreven en gemotiveerd is. En die meedenkt met ons. We hadden toen ook de problemen aangegeven die we hadden met de agenda die we toen gebruikten. Hij ging daarin mee, en hij luisterde naar onze behoeften. Daarom hebben we dan besloten om Gwen te volgen, en over te schakelen naar MYA.

Hoe verliep de overschakeling naar de MYA online agenda?

De overschakeling verliep vlot. Het enige minpunt was dat de afspraken die al in onze vorige agenda stonden, niet meteen gelinkt waren aan de typen afspraken. Daardoor waren de eerste weken niet alle afspraken gekleurd. Maar we wisten dat dat voor die afspraken zo zou zijn. En na een paar weken was dat er al volledig uit.

Gebruikt u de typen afspraken vooral voor uzelf, of voor het gemak van de patiënten?

Allebei. Voor ons is het echt wel nodig om te werken met typen afspraken, want afhankelijk van het type heeft de afspraak een andere tijdsduur. En het staat meteen juist in onze agenda. We zien dan ook onmiddellijk wat de reden voor de afspraak is.

Voor de klant is het ook eenvoudig, want zij kunnen meteen het juiste type selecteren.

Hoe kan de MYA online agenda nog verbeterd worden voor optimaal gebruik van typen afspraken?

Momenteel is onze lijst met typen afspraken zeer groot. Daarom hebben we gevraagd aan Gwen om te werken met categorieën en subcategorieën, en ik weet dat jullie daarmee bezig zijn. Dat is niet iets wat meteen geïntegreerd kan worden. Maar dat is dus een vraag geweest van ons, en jullie zijn er al mee bezig om dat nog meer te optimaliseren.

En ik denk dat zodra de subcategorieën erin zitten, er voor ons niet veel verbeterd kan worden.

Vindt u het eenvoudig om nieuwe typen afspraken toe te voegen?

We hebben dat eigenlijk zelf nog niet gedaan. Als we een nieuw type afspraak willen aanmaken, dan contacteren we de helpdesk. En dan antwoorden jullie altijd zeer snel. Ik vermoed dat het wel eenvoudig is, maar ik gebruik dus de helpdesk (lacht).

Ervaart u verschillen met uw vorig agendasysteem?

Voor ons is het belangrijkste dat jullie bereikbaar zijn wanneer we een vraag hebben, en dat jullie dan heel snel reageren. En we kunnen nu in het Nederlands communiceren. Bij onze vorige agenda verliep de communicatie in het Engels. Dan was het moeilijk om de nodige instructies en info te krijgen.

We worden heel snel geholpen, en er wordt bovendien met ons meegezocht om oplossingen te vinden voor problemen of noden die we hebben. Die zaken zijn voor ons het allerbelangrijkste. Bij ons vorig systeem was dat: het zit erin of het zit er niet in. Dat zijn 2 belangrijke aspecten. Jullie bieden heel snel hulp, en luisteren naar wat de klant wil.

Ik kan een voorbeeld geven waar we heel tevreden over zijn. In het begin waren de typen afspraken in onze overzichtsagenda gewoon ingekleurd. Maar omdat we zoveel verschillende typen hebben, was dat een kleurboek. En als we wouden kijken waarom de patiënt kwam, moesten we dat openklikken omdat we de betekenissen van alle kleurtjes gewoon niet konden onthouden. Dan hebben we gevraagd of de reden waarom de klant komt ook zichtbaar kan zijn. Zodat de kleurtjes eerder ondersteunend werken. Want het is wel goed dat de kleurtjes er zijn, omdat we de meest courante kleuren wel herkennen. Maar het is zeker een meerwaarde dat de reden ook onmiddellijk zichtbaar is in het overzicht. Daar hebben jullie ons ook supergoed bij geholpen, en nu is dat geïntegreerd.

Wat waren de reacties van uw patiënten op de MYA online agenda?

Dat weet ik niet meteen, want ik sta niet zelf in de winkel. Maar ik merk wel dat er meer online geboekt wordt in vergelijking met vroeger, dus dat is wel een teken dat ze het toch makkelijker vinden. Er zijn natuurlijk nog wat mensen die ons telefonisch contacteren, ook omdat een deel van ons cliënteel uit oudere mensen bestaat. Maar minder dan vroeger.

Zou u de Mya online agenda aanraden aan andere zorgverleners?

Ja. Omwille van de 2 redenen die ik daarnet al aanhaalde. Er wordt echt geluisterd naar ons, en met ons meegedacht hoe we onze agenda kunnen optimaliseren. En jullie antwoorden heel snel wanneer er een vraag of een probleem is.