Communiceren met je collega’s, rechtstreeks in je agenda? Dat kan met het communicatiecentrum van Mya. We geven je vier tips om je interne communicatie te verbeteren.

1. Centraliseer je to-do list 

Geef taken een centrale plaats in je agenda. Zo heeft iedereen een duidelijk overzicht van zijn of haar to-do list, en wordt elke taak tijdig afgewerkt. Bovendien verloopt de opvolging van taken zo zeer eenvoudig en transparant. 

Met het communicatiecentrum kan je taken toevoegen aan de agenda van jezelf of je collega. Je opent het communicatiecentrum door rechtsboven in je agenda op het klokje te klikken. Vervolgens kies je taken. Wanneer je een taak aanmaakt of aanpast wijs je eerst een prioriteit toe aan de taak. Je kan ook een deadline toevoegen aan de taak.  

Houdt de taak verband met een patiënt? Dan kan je aanduiden over welke patiënt het gaat. De online agenda vult dan automatisch de patiëntengegevens in. Vervolgens stel je de titel en taakomschrijving in. Je kan taken toewijzen aan je collega’s, maar ook aan jezelf.  Je vindt alle taken die aan je zijn toegewezen in het communicatiecentrum. 

 

“Onze praktijk maakt dagelijks dankbaar gebruik van de taken. Hierin kan de secretaresse naar de dokters opdrachten sturen die uitgevoerd moeten worden. Op onze beurt kunnen we dan opdrachten terugsturen naar de secretaresse.” ~ Dr. Simon Lenaerts, groepspraktijk Witte Steen 

2. Voorzie intern boekbare afspraakmomenten 

Is het moeilijk om een moment te vinden waarop je met collega’s besprekingen kan organiseren omdat jullie agenda’s niet overeenkomen? Voorzie dan een intern boekbaar afspraakmoment. Die werkblokken zijn niet boekbaar door patiënten. Je kan dat dagelijks of wekelijks inplannen, maar je kan ook op elk moment een werkblok vervangen door een intern boekbaar afspraakmoment.  

Een intern boekbaar afspraakmoment maak je zoals andere werkblokken aan bij Instellingen - Werkblokken. Onder het tabblad Basis vink je vervolgens “Boekbaar door patiënten” uit, en “Boekbaar door zorgverstrekker/ (tele)secretariaat” aan. 

3. Communiceer snel en eenvoudig met je collega’s 

Heb je een mededeling of vraag voor een van je collega’s? Gebruik dan notificaties en interne berichten om jouw collega’s eenvoudig te informeren. Daarvoor gebruik je het communicatiecentrum.  

Wil je een intern bericht versturen? Dat is zeer eenvoudig. Je gaat via het communicatiecentrum naar het menu ‘Interne berichten’. Daar kan je al je berichten raadplegen en nieuwe berichten versturen. 

Een notificatie is een handig hulpmiddel om je secretariaat te herinneren aan informatie die ze nodig hebben op het moment dat ze afspraken inboeken. Je kan kiezen voor een notitie en een pop-up. Wanneer je kiest voor een pop-up zal de persoon die een afspraak wil boeken in je agenda een pop-up melding krijgen in het midden van zijn of haar scherm. Hij of zij moet dan eerst de melding bevestigen voordat een afspraak geboekt kan worden. Deze optie kies je dus best wanneer de informatie belangrijk is. Kies je voor een notitie? Dan verschijnt er een tekstbalk boven je agenda. Deze optie is minder schreeuwerig dan een pop-up, en aangeraden wanneer je informatie geeft die net iets minder belangrijk is.  

“Het communicatiecentrum is handig omdat iedereen het kan raadplegen. We zien meteen wat er moet gebeuren.” ~ Imaani Hoebrechts, Huisartsenpraktijk Pepijn 

4. Gebruik het groepsoverzicht 

Met het groepsoverzicht heb je op elk moment een overzicht over de agenda’s van je collega’s. Zo weet je exact wanneer je je collega’s kan bereiken. Bovendien is dit eenvoudig voor het secretariaat tijdens het boeken van een consultatie. 

Werk je in een grote praktijk? Dan kan je het groepsoverzicht ook onderverdelen. Je maakt bijvoorbeeld een apart groepsoverzicht voor de artsen en het verplegend personeel. Je wisselt snel en eenvoudig tussen deze groepsoverzichten. Je kan er ook voor kiezen om tijdelijk agenda’s te verbergen, door rechtsboven in het drop-downmenu agenda’s uit te vinken. Dit is nuttig wanneer een collega op verlof is. 

Je kan eenvoudig de volgorde van artsen in het groepsoverzicht veranderen door rechtsboven in het groepsoverzicht op “Volgorde patiënt” te klikken, en de agenda’s te verslepen.  

Om het groepsoverzicht nog duidelijker te maken, kan je ook een werkblok aanmaken waarin je aanduidt dat je niet beschikbaar bent omwille van privéredenen. Patiënten kunnen dan geen afspraak boeken tijdens dat tijdsblok, en je collega’s weten onmiddellijk dat je niet beschikbaar bent. 

Wil je efficiënt communiceren binnen je praktijk? 

Ik wil een vrijblijvende demo